Generella bestämmelser för certifiering av personer (rev 200213)

Innehållsförteckning

1 Omfattning

2 Definitioner

3 Certifikat och certifieringsmärke

4 Certifikatsinnehavarens ansvar

5 Steg mot certifiering

6 Upprätthållande av certifikat

7 Avgifter

8 SERENO Certifiering AB:s åtaganden

9 Indragning av certifikat

10 SERENO Certifiering AB:s ansvar

11 Överklagande

12 Klagomål

13 Tvist

14 Revidering av Generella och Särskilda bestämmelser

15 Förteckning över certifikatsinnehavare

Kontaktuppgifter:
SERENO Certifiering AB
Telefon: 08 – 556 953 30
Adress: Surbrunnsgatan 12
114 27 Stockholm
E-post: sereno@certifiering.se

Ändringar i dessa Generella bestämmelser i förhållande till föregående utgåva

S 7 avsnitt 11: Avsnitt ”ÖVERKLAGANDE” har förtydligats m a p vilka uppgifter
som vid handläggning av överklagandeärende kommuniceras till den som överklagat.

S 7 avsnitt 12: Avsnitt ”KLAGOMÅL” har förtydligats m a p vilka uppgifter
som vid handläggning av klagomålsärende kommuniceras till
den som framfört klagomålet.

Övrigt: Smärre ändringar av redaktionell art.

1 OMFATTNING:

Dessa bestämmelser avser SERENO Certifiering AB:s verksamhet för certifiering av personer.

Gå till början av dokumentet

2 DEFINITIONER:

Sökanden:
Avser person som ger SERENO Certifiering AB i uppdrag att certifiera vederbörande.

Certifieringsorganet
Med ”certifieringsorganet” avses SERENO Certifiering AB.

Certifikat:
Det dokument som utfärdas av SERENO Certifiering AB och som bekräftar att sökanden har bedömts och befunnits uppfylla kraven i aktuell gällande föreskrift/kravspecifikation med tillhörande, av SERENO Certifiering AB utfärdade, Generella och Särskilda bestämmelser.

Certifieringskommitté:
Behandlar överklagandeärenden. Certifieringskommitténs ledamöter är oberoende i förhållande till det beslut som överklagandet avser.

Gå till början av dokumentet

3 CERTIFIKAT OCH CERTIFIERINGSMÄRKE

Certifikat
Certifikat utfärdas till sökanden sedan det verifierats att sökanden uppfyller kraven i aktuell föreskrift/kravspecifikation med tillhörande, av SERENO Certifiering AB utfärdade, Generella
och Särskilda bestämmelser.

Certifikatets giltighetstid anges på certifikatet.

Förnyelse av certifikat kan ske för ny period under förutsättning att certifikatsinnehavaren uppfyller kraven i aktuell föreskrift/kravspecifikation inklusive eventuella ändringar och kompletteringar samt gällande Generella och Särskilda bestämmelser utfärdade av SERENO Certifiering AB. Detta genomförs som en ny examination och bedömning.

SERENO Certifiering AB är ägare av utfärdat certifikat. Certifikatsinnehavare äger rätt att åberopa
giltigt certifikat under förutsättning att de krav mot vilka certifikatet utfärdats innehålls.

Certifikat får ej överlåtas.

Certifieringsmärke
Personer som är certifierade av SERENO Certifiering AB äger rätt att använda SERENO Certifiering AB:s certifieringsmärke under de villkor som anges i särskilda anvisningar avseende användning av certifierings-märke.

Personer som använder certifieringsmärket skall vara medvetna om att SERENO Certifiering AB är ägare av märket.
Gå till början av dokumentet

4 CERTIFIKATSINNEHAVARENS ANSVAR:

Vidmakthålla kompetens:
Certifikatsinnehavaren skall vidmakthålla den kompetens för vilket certifikat erhållits. Certifikats- innehavaren skall senast 31 december varje år, eller vid anmodan från SERENO Certifiering AB,
insända rapport till SERENO Certifiering AB om fortbildning och genomförda uppdrag.

Information:

Certifikatsinnehavaren skall informera kunder och andra intressenter om att synpunkter på dennes verksamhet kan lämnas till SERENO Certifiering AB.

Samarbete:

Certifikatsinnehavaren skall samarbeta och medverka vid uppföljning som SERENO Certifiering AB beslutar att genomföra.

Anmäla klagomål:

Certifikatsinnehavaren skall föra journal över alla klagomål som framställs inom ramen för certifieringen. Journalen skall insändas till SERENO Certifiering AB senast 31 december varje år.
Detta gäller även i de fall klagomål inte framställts, vilket då anges särskilt i journalen.

Anmäla ändringar:

Certifikatsinnehavaren skall ofördröjligen skriftligen underrätta SERENO Certifiering AB om adressändring, byte av arbetsgivare, upphörande av nyttjande av certifikat eller andra omständigheter
av väsentlig karaktär.

Upphöra med användning av ej giltigt certifikat:

Den certifierade skall efter indragning av certifikat omedelbart upphöra att använda certifikatet, åberopa certifikatet eller på annat sätt göra hänvisningar till certifikatet.

Hålla SERENO Certifiering AB skadeslös:

Den certifierade skall hålla SERENO Certifiering AB skadeslös till följd av skada utifrån den certifierades agerande.

 STEG MOT CERTIFIERING:

Inför certifieringen genomför SERENO Certifiering AB på sökandens bekostnad följande aktiviteter:

–    Information                                        –    Frivillig

–    Ansökan                                            –    Obligatorisk

  • – Certifieringsaktiviteter omfattande:
  • Examination –    Obligatorisk
  • Bedömning –    Obligatorisk

Information:

Inför certifiering ger SERENO Certifiering AB information beträffande certifieringsaktiviteter så som examination och bedömning samt om hur certifiering tillgår etc.

Ansökan:

Ansökan görs på härför avsedd blankett. Ansökan är bindande. Undertecknande av ansökan bekräftar att sökanden har tagit del av och accepterat dessa bestämmelser med tillhörande, av SERENO Certifiering AB utfärdade, Särskilda bestämmelser.

I samband med ansökan om certifiering har sökande med speciella behov möjlighet att redovisa önskemål beträffande att nyttja hjälpmedel för att tillgodose sådana behov. Vid genomförande av prov kan sökanden då tillåtas (inomrimliga gränser) att nyttja de hjälpmedel denne förfogar över (dock ej konsultation av annan person – sökanden måste själv ansvara för utförandet av uppgiften) för att tillgodose sådana speciella behov.

Sedan ansökan inkommit till SERENO Certifiering AB erhåller sökanden information om tider och platser för genomförande av examination.

Examination:

Praktiskt och teoretiskt prov sker inom de ämnesområden som anges i aktuell föreskrift/kravspecifikation med tillhörande, av SERENO Certifiering AB utfärdade, Generella och Särskilda bestämmelser.

Bedömning:

Bedömning sker av kompetens och förmåga att uppfylla krav i aktuell föreskrift/kravspecifikation utifrån:

–    Examinationsresultat

–    Utbildning

–    Praktisk erfarenhet

–    Lämplighet för uppgiften

6   UPPRÄTTHÅLLANDE AV CERTIFIKAT:

Granskning sker av de årligen inkomna rapporterna över fortbildning och genomförda uppdrag. Om rapporterna visar att aktuell fortbildning ej genomförts, att uppdrag ej genomförts i tillräcklig omfattning eller att klagomål inkommit beslutas om indragning av certifikat, kompletterande bedömning eller extra uppföljning.

Dessutom genomför SERENO Certifiering AB anmälda och oanmälda granskningar i fält av personens agerande och utfall av dennes arbete.

  AVGIFTER:

Sökanden skall betala kostnaderna för certifieringen samt erlägga årsavgift. Årsavgiften erläggs vid certifiering för resterande del av kalenderår och därefter för kalenderår i förskott.

Kostnader för beslutade extra uppföljningar till följd av klagomål eller andra skäl som motiverar detta skall även bekostas av sökanden.

8   SERENO CERTIFIERING AB:s ÅTAGANDEN:

Information:

Information om förändringar i aktuell föreskrift/kravspecifikation samt certifieringsregler sker skriftligen till certifikatsinnehavaren.

Opartiskhet:

SERENO Certifiering AB har insikt i, följer och uppfyller de krav på integritet, oberoende och opartiskhet som krävs i rollen som certifieringsorgan. Verksamheten finansieras uteslutande genom intäkter från för-säljning och leverans av certifieringsorganets tjänster och certifieringsorganet erhåller inget externt ekono-miskt stöd som innebär att dess opartiskhet eller dess oberoende kan ifrågasättas.

Certifieringsorganets ledningssystem säkerställer att alla aktiviteter i certifieringsprocessen genomförs på ett oberoende och opartiskt sätt, vilket b la innebär att det finns avtal med samtliga anställda och andra till certifieringsverksamheten knutna personer där sekretess och opartiskhet garanteras. Certifieringsorganet utvärderar certifieringsverksamheten – bl a genom behandling i Certifieringskommittén – för att minimera risker som kan innebära påverkan på dess opartiskhet.

Sekretess:

SERENO Certifiering AB förbinder sig att behandla all information om den sökande som konfidentiell. Detta avser dock ej uppgifter om adress, uppgifter om innehav av certifikat, uppgifter i samband med klagomål samt uppgifter som enligt aktuell kravspecifikation eller lag/förordning/föreskrift skall offentliggöras.

Behandling av personuppgifter:

SERENO Certifiering AB behandlar de personuppgifter som lämnas till certifieringsorganet i samband med avtal om certifiering (ansökan om certifiering och den vidare processen) i enlighet med gällande regler och eventuella instruktioner från uppdragsgivare (inom ramen för de regler som gäller för ackre-diterade certifieringsorgan). Det är den som lämnar personuppgifter till certifieringsorganet som ansvarar för riktigheten, integriteten, innehållet, tillförlitligheten och lagligheten i de lämnade uppgifterna.

Uppdragsgivaren behöver acceptera – t ex vid ansökan om certifiering – det sätt på vilket certifieringsorganet, enligt dess rutiner, behandlar personuppgifter. De personuppgifter certifieringsorganet behandlar är normalt:

  • Namn
  • Personnummer (se nedan)
  • Telefonnummer
  • Postadress
  • E-postadress (i förekommande fall)

Uppgifterna används i certifieringsorganets kundregister, i förteckning över certifierade personer (som certifieringsorganet enligt certifieringsordningen och ackrediteringskrav är skyldigt att tillhandahålla
våra intressenter) samt i kommunikation med uppdragsgivare/certifierade personer.

Personnummer hanteras endast i certifieringsorganets kundregister (införs i samband med ansökan om personcertifiering), i certifieringsbeslut och i bekräftelsebrev samt på certifikat.

Personnummer lämnas inte ut till någon annan än den berörda personen. Certifieringsorganets kundregister är endast internt och delges inte någon annan utanför SERENO Certifiering AB. Certifieringsbeslut (normalt i pappersformat) och bekräftelsebrev (normalt i pappersformat) delges endast den certifierade personen. I det fall certifieringsbeslut behöver delges en certifierad persons uppdragsgivare är det den certifierade personen som ombesörjer detta, d v s certifieringsorganet lämnar inte ut certifieringsbeslut med personnummer. På certifikatet om personcertifiering säkerställs integriteten genom att de fyra sista siffrorna i personnumret inte anges på certifikatet.

Förteckning över certifierade personer innehåller

  • Certifikatsnummer
  • Certifikatets giltighetstid
  • Namn på den certifierade personen
  • Postadress (normalt företagsadress)
  • Telefonnummer

Personuppgifter i övrigt (utöver de i förteckningen över certifierade personer) kommuniceras inte utanför SERENO certifiering AB. Certifieringsorganet lämnar alltså inga personuppgifter till annan organisation eller annat land.

Personuppgifter sparas så länge det finns ett ändamål i enlighet med avtal, i enlighet med tillämpligt regelverk eller i enlighet med lag.

SERENO Certifiering AB hanterar överhuvudtaget inga s k ”känsliga uppgifter” (t ex etniskt ursprung, politiska åsikter, religionsåskådning eller sexuell läggning). Våra certifieringstjänster tillhandahålls på samma villkor till alla organisationer och personer som ansöker om certifiering.

I det fall önskemål finns om att få ta del av information om vilka egna personuppgifter certifieringsorganet har eller få tillgång till, rätta, begära begränsning av eller framföra önskemål om att erhålla ytterligare information om sådana egna personuppgifter kan certifieringsorganet kontaktas. Se kontaktuppgifter på sid 2.

Om ytterligare information om hantering av personuppgifter önskas kontaktas SERENO Certifiering AB.
Se kontaktuppgifter på sid 2.

9   INDRAGNING AV CERTIFIKAT:

SERENO Certifiering AB kan med omedelbar verkan återkalla beslut om certifiering samt kan även, efter bedömning i varje enskilt fall, temporärt återkalla beslut om certifiering till dess påtalat förhållande åtgärdats.

Som anledning till återkallande räknas speciellt:

–    Certifikatet har utfärdats på oriktiga grunder

–    Den certifierade åsidosätter sina skyldigheter genom att t ex ej agera med erforderlig

yrkesmässighet

–    Rapport avseende fortbildning, genomförda uppdrag eller journal över klagomål inte i tid

översänds till SERENO Certifiering AB

–    Kompetens har ej upprätthållits (t ex på grund av att aktuell fortbildning ej genomförts)

–    Uppdrag har ej genomförts i tillräcklig omfattning

–    Förnyad prövning med godkänt resultat har ej genomförts

–    Vilseledande marknadsföring

–    Oreglerade skulder till SERENO Certifiering AB

Gå till början av dokumentet

10   SERENO CERTIFIERING AB:s ANSVAR:

Om sökanden har välgrundade invändningar mot bedömningens kvalitet och/eller objektivitet och invändningen accepteras av SERENO Certifiering AB genomför SERENO Certifiering AB på egen bekostnad ny bedömning.

SERENO Certifiering AB är ej ansvarigt vid skadeståndsanspråk från certifikatsinnehavarens kund eller annan intressent i det fall förväntningar och krav ej infriats, ej heller ansvarig för uppkomna skador.

SERENO Certifierings AB ansvar är begränsat till 0,5 basbelopp.

Gå till början av dokumentet

11   ÖVERKLAGANDE:

Beslut av SERENO Certifiering AB enligt dessa bestämmelser kan överklagas inom tre (3) veckor från det att sökanden/certifikatsinnehavaren fick eller borde fått del av beslut. Överklagandet skall vara skriftlig och adresseras till SERENO Certifiering AB (se kontaktuppgifter sid 2). I överklagandet skall anges vem som överklagar samt i vad överklagandet består.

Certifieringsorganet kommunicerar mottagandet av överklagande, information om handläggningen  av ärendet (enligt särskilda rutiner) samt information om på vilket sätt handläggning och beslut avseende överklagandet kommer att rapporteras till den som överklagat.

Certifieringskommittén skall vid nästkommande möte behandla ärendet och avge en rekommendation varefter VD beslutar i överklagandeärendet. Beslutet kan inte överklagas. Fram till dess att överklagandet är behandlat skall tidigare meddelat beslut gälla.

Gå till början av dokumentet

12      KLAGOMÅL

Klagomål (som inte definieras som ”överklagande”) skall vara skriftligt och adresseras till SERENO Certifiering AB (se kontaktuppgifter sid 2). Certifieringsorganet kommunicerar mottagandet av klagomål till den som framfört klagomålet. Vid klagomål informerar certifieringsorganet den som klagar om på vilket sätt klagomålet kommer att handläggas och om resultat/utfall av denna handläggning samt om på vilket sätt beslut avseende klagomål kommer att rapporteras till den som framfört klagomålet. I det fall klagomålet berör examinationsprocessen eller bedömningsprocessen handläggs ärendet av annan person än den som är beslutsansvarig för respektive process. Klagomål behandlas även i certifierings-kommittén.

13      TVIST:

Tvist i anledning av dessa Generella bestämmelser med tillhörande Särskilda bestämmelser eller i anledning av avtal tecknat på grundval av dessa bestämmelser skall slutligt avgöras i svensk domstol i enlighet med svensk lag.

14   REVIDERING AV GENERELLA OCH SÄRSKILDA BESTÄMMELSER:

SERENO Certifiering AB förbehåller sig rätten att ändra dessa Generella bestämmelser med tillhörande Särskilda bestämmelser.

Gå till början av dokumentet

15   FÖRTECKNING ÖVER CERTIFIKATSINNEHAVARE:

En förteckning över certifikatsinnehavare förs av SERENO Certifiering AB och är tillgänglig för allmänheten. I det fall krav finns från regulatör eller annan intressent tillställs uppgift om certifikatsinnehavare dessa.

Version 200213